Correcte BTW-nummer vermelding

Correcte vermelding van uw BTW-nummer

Het is essentieel dat het BTW-nummer van uw onderneming correct wordt vermeld op de facturen van uw leveranciers. In de praktijk komt het echter vaak voor dat het nummer onjuist of incompleet op facturen staat, bijvoorbeeld: een typefout, een verkeerd cijfer, of het volledig ontbreken van het nummer. Dergelijke fouten kunnen grote gevolgen hebben voor uw buitenlandse BTW- en accijnsteruggave.

Strikte controle door buitenlandse belastingdiensten

Buitenlandse belastingdiensten controleren strikt of het BTW-nummer exact overeenkomt met dat van de aanvrager. Bij afwijkingen volgt meestal een informatieverzoek, met een reactietermijn van doorgaans 15 tot 30 dagen. Binnen deze termijn moeten gecorrigeerde facturen bij de leverancier worden opgevraagd en opnieuw ingediend. Indien dit niet tijdig gebeurt, kan de BTW- en/of accijnsteruggave geheel of gedeeltelijk worden afgewezen.

Langdurige gevolgen van foutieve BTW-nummers

In de praktijk blijkt dat één foutief geregistreerd BTW-nummer bij een leverancier vaak maanden- tot jarenlang op facturen blijft staan, waardoor de mogelijke verliezen snel kunnen oplopen. Het ontbreken van problemen bij recente teruggaven betekent niet automatisch dat al uw BTW-nummers correct zijn. Fouten kunnen onopgemerkt blijven totdat een controleur deze signaleert.

Geen coulance van de belastingdienst

Coulance van de belastingdienst of douane is niet te verwachten: bij signalering keuren zij dit in geheel 100% af, mogelijk met opgelegde boetes van voorgaande periodes die onterecht zijn uitgekeerd.

Controleer vandaag nog uw leveranciers

Om risico’s te minimaliseren, controleer vandaag nog eenmalig al uw bestaande leveranciers op correcte BTW-nummer notatie. Bij nieuwe leveranciers zorg altijd dat het BTW-nummer vanaf de eerste factuur correct wordt vermeld om problemen te voorkomen in de toekomst.