Het belang van een sluitende administratie voor BTW- en accijnsteruggaven

Voor ondernemingen in de transport- en logistieke sector zijn BTW- en accijnsteruggaven een belangrijk onderdeel van het financiële resultaat. Toch lopen teruggaafverzoeken in de praktijk regelmatig vertraging op of worden ze gedeeltelijk afgewezen. De meest voorkomende reden: onvoldoende of onvolledige administratieve onderbouwing. Een correcte en langdurig bewaarde administratie is daarom essentieel.

Belgische accijnsteruggave: terugvorderbaar tot 3 jaar

De Belgische dieselaccijns is tot drie jaar terug terugvorderbaar. Dit biedt kansen om ook historisch betaalde accijnzen alsnog te recupereren. Tegelijkertijd is het belangrijk te beseffen dat accijnsdossiers niet direct in behandeling worden genomen. In de praktijk kan het tot één jaar duren voordat een dossier inhoudelijk wordt beoordeeld.

Dat betekent dat documentatie over oudere periodes volledig beschikbaar moet zijn op het moment van controle.

Wettelijke bewaarplicht en praktische realiteit

Volgens de Belgische fiscale regelgeving zijn ondernemingen verplicht hun boekhoudkundige en fiscale documenten meerdere jaren te bewaren voor controledoeleinden. Voor BTW en accijnzen geldt dat de fiscus binnen de wettelijke controletermijnen aanvullende vragen of bewijs kan opvragen.

Gezien:

• de terugvordertermijn van 3 jaar, én
• de mogelijkheid dat een dossier pas maanden later inhoudelijk wordt behandeld

is het in de praktijk noodzakelijk om minstens 4 jaar een volledige en controleerbare administratie te bewaren. Veel ondernemingen kiezen er daarom terecht voor om deze documenten nog langer te archiveren.

Documenten die altijd worden opgevraagd

Bij een accijnsteruggaveverzoek worden een aantal documenten structureel en standaard opgevraagd. Zonder deze stukken is behandeling van het dossier niet mogelijk:

• Aankoopfacturen van diesel, basis van het verzoek
• Voertuigbewijzen (kentekenbewijzen)
• Huur- of leasecontracten (indien van toepassing)

Ontbreken één of meerdere van deze documenten, dan zal het verzoek worden afgewezen voor de betreffende periode of voertuigen.

Aanvullende documenten bij twijfel van de fiscus

Naast de standaarddocumentatie kan de fiscus, indien er twijfel bestaat over gebruik, verbruik of de operationele inzet, aanvullende bewijsstukken opvragen. Deze documenten worden niet automatisch gevraagd, maar kunnen doorslaggevend zijn bij controles:

• CMR-documenten of vrachtbrieven
• Transportvergunningen
• Verkoopfacturen van leveringen
• Arbeids- of contractovereenkomsten met chauffeurs
• Kentekenbewijzen van trailers

Wanneer deze aanvullende bewijslast niet kan worden overlegd, kan dit leiden tot gedeeltelijke afwijzing van het accijnsteruggaveverzoek.

Administratie als strategisch voordeel

Een goed gestructureerde administratie is meer dan een wettelijke verplichting. Het verkleint het risico op vertraging, discussie en afwijzing en vergroot de kans op een snelle en volledige terugbetaling.

Bij Delta Refund Solutions zorgen wij ervoor dat dossiers standhouden bij controles.