Vergroot de kans op snellere BTW-teruggaaf

Het terugvragen van BTW op brandstof lijkt eenvoudig, maar in de praktijk schuilen er valkuilen. Een voorbeeld hiervan is een gedeeltelijke teruggaaf op personenwagens (M1) en lichte bedrijfswagens (N1).

Elke lidstaat heeft zijn eigen regels omtrent transacties van M1 en N1 voertuigen.

Elke lidstaat heeft zijn eigen regels omtrent transacties van M1 en N1 voertuigen. Als deze regels niet worden gevolgd, vergroot dit de kans dat uw dossier (geheel of gedeeltelijk) wordt afgewezen en/of dat er aanvullende vragen volgen vanuit de belastingdienst, wat verdere vertraging oplevert.

Hoewel dit risico nooit volledig is uit te sluiten, kunt u het wél aanzienlijk verkleinen. De sleutel ligt in heldere, zuivere facturen: facturen waarop uitsluitend transacties te vinden zijn van vrachtwagens boven 7,5 ton in gewicht (N2 en N3).

Zo’n “schone” factuur vermindert de kans op afwijzingen drastisch en maakt het controleproces voor de belastingdienst veel eenvoudiger.

Hoe pakt u dit aan? De meest effectieve oplossing is het opsplitsen van uw transacties over verschillende leveranciers of klantnummers:

• één met de N2 en N3 voertuigen;
• één met de M1 en N1 voertuigen.

Op deze manier blijft uw grootste teruggaafpost helder, consistent en eenvoudig te onderbouwen. Het resultaat: een overzichtelijk BTW-dossier en, daarmee vaak, een soepelere afhandeling van uw teruggave.

U kan verder overwegen om uitsluitend de facturen met transacties van N2 en N3 voertuigen op te nemen in de kwartaalaangiftes, en de facturen met transacties van M1 en N1 voertuigen door te schuiven naar de jaaraangifte (suppletieaangifte). Zo blijven uw kwartaalaangiftes consistent, terwijl hierin doorgaans toch al het grootste deel van uw BTW-teruggaaf vervat zit.